Makalah tentang sekretaris

MAKALAH

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tentang :

SEKRETARIS

Di susun oleh :

Ririn Rosyika Suharyani

( NIM : 11.1.00483 )

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI DHARMALA 

YOGYAKARTA

2012

PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan YME atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Makalah ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh nilai dalam mata kuliah Manajemen Administrasi Perkantoran ini .

Saya sadar bahwa sepenuhnya dalam penyusunan tugas makalah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati saya pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih  yang sebesar-besarnya kepada Bapak Nerys Laurensius L.T selaku dosen mata kuliah ini yang telah membimbing saya untuk menyelesaikan tugas makalah ini . 

Dengan segala keterbatasan yang ada saya menyadari bahwa penulisan tugas makalah ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan, tetapi dibalik segala kekurangan yang ada saya berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya saya sendiri . Terima kasih .

Yogyakarta ,  Mei  2012

Penulis

DAFTAR ISI

COVER                                                             ....................................................................i

PENGANTAR                                                      ...............................................................ii

DAFTAR ISI                                                       ................................................................iii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang                                 ........................................................................1

B. Rumusan masalah                             .......................................................................1

C. Tujuan                                               ......................................................................1

BAB II

SEKRETARIS

A. Definisi sekretaris                                ......................................................................2

B. Peranan sekretaris                                ......................................................................2

C. Tugas-tugas seorang sekretaris             .....................................................................3

D. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris            ........................................4

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan                                         .......................................................................5

B. Saran                                                  ........................................................................5

Daftar Pustaka                                              ........................................................................6

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang pandai  menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan , intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau disebut sebagai sekretaris.

Kadang-kadang juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private secretary) apabila dia menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari pimpianannya. Pimpinan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan,instalasi pemerintah,atau sesuatu organisasi lainnya adapun sekretaris pribadi  yang bersangkutan adalah pegawai yang resmi pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi dari  pejabat pimpinan itu sebagai perorangan.

B. Rumusan Masalah 

1. Apa definisi sekretaris.

2. Apa saja tugas-tugas, dan peranan sekretaris.

3. Apa saja keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris.

C. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam makalah ini adalah untuk mengetahui peranan dan tugas-tugas seorang sekretaris, serta untuk memenuhi tugas yang telah diberikan oleh dosen.

    

BAB II

SEKRETARIS

A. Definisi Sekretaris

 “secretary” itu berasal dari kata perancis kuno “secretaire”yang pada gilirannya berasal dari bahasa latin, yaitu 

1) Secretarium/secretarius artinya seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia

2) secret-us artinya secret(rahasia)

Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau bersifat pribadi yang tidak sembarangan disiarkan.

B. Peranan sekretaris 

Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan.

Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai berikut :

1. Terhadap atasan :

a) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

b) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

c) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

e) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.

f) Mediator  pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

a) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

b) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

c) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka

C. Tugas-tugas seorang sekretaris

Tugas sekretaris itu dari segi-segi tata usaha yaitu:

1) memelihara dokumen-dokumen 

2) menyambungkan atau menerima telepon

3) mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya,atau menyusun risalah-risalah rapat.

Tugas sekretaris tidak dibatasi lagi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cendrung untuk terus menerus meluas. Dewasa ini menjadi tugas pula bagi sekretaris  untuk mengatur ruang kerja yang baik dan nyaman bagi pimpinannya ,menyiapkan naskah pidato dari kepalanya,menyusun perpustakaan,mengguntingi berita-berita harian yang diperlukan sampai mengurus perjalanan  dan penginapan pemimpinnya ke luar kota. Bahkan sekretaris itu kini melakukan juga aktifitas-aktifitas manajemen,yaitu dari perencanaan,pembuatan keputusan,pengarahan,pengoordinasian,pengontrolan sampai penyempurnaan.

Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu terdapatlah kelompok sekretaris yang mempunyai fungsi sebagai manajer. Karena berkedudukan sebagai manajer  maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai  pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya, para pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dilambangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sekretariat dan dikepalai oleh sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu .

D. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris

1) Tata usaha umum : pengetahuan kearsipan,penggndaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya.

2) Bahasa : bicara dan menulis,tata bahasa dan aturan ejaan.

3) Mesin : berbagai mesin perkantoran yang lazim.

4) Angka : kemampuan berhitung.

5) Hubungan masyarakat : tehnik-tehnik yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik seperti mendengarkan pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.

6) Steno : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon.

7) Telepone : pemakaian telepone yang tepat.

8) Pengetikan : pemakaian mesin TIK yang tangkas.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan 

Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberikan kepercayaan untuk menyimpan rahasia didalam sebuah perusahaan baik itu menyangkut data-data penting perusahaan  dan melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris dengan baik  di perusahaan tersebut.

Sekretaris juga dikatakan sebagai perantara pimpinannya. 

Apabila ada pihak-pihak yang mau berurusan dengan pimpinan , pihak-pihak tersebut harus berhubungan melaui sekretaris terlebih dahulu . karena sekretaris itu bisa dikatakan sebagai tangan kanannya seorang pemimpin dalam sebuah perusahaan.

B. Saran

Jadilah seorang sekretaris yang bertanggung jawab baik itu terhadap atasannya maupun bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang sekretaris juga harus pandai-pandai untuk memanaj situasi yang ada di perusahaan tersebut .